Panduan Merancang Masa

Kunci 1: Rancang hari anda pada malam sebelumnya

Dalam pengurusan masa, lebih banyak anda merancang, lebih banyak
masa dapat dijimatkan. Rancang keesokan hari anda pada hari
sebelumnya. Sebelum masuk tidur, ambil sekeping kertas dan tuliskan
segala aktiviti yang anda perlu lakukan untuk esok hari.
Perancangan sebegini akan memudahkan kerja yang dilakukan keesokan
hari.

Ianya dikatakan bahawa, 10% daripada masa anda ambil untuk
merancang masa, anda akan menjimat 90% daripada masa anda dalam
menyelesaikan sesuatu pekerjaan.

Seringkali juga digalakkan merancang pada malam sebelumnya oleh
kerana ketika tidur, minda anda umpama bersedia untuk menangni hari
yang baru yang penuh dengan perancangan. Kerja akan lebih sempurna
dan tersusun dengan merancang pada hari sebelumnya.

Kunci 2: Senarai mengikut kepentingan

Salah satu cara yang sering disarankan dalam mengurus masa adalah
menyenaraikan apa yang anda perlu lakukan.

Langkah seteruisnya adalah, pada senarai tersebut, tandakan A, B, C
dan D disebelah segala aktiviti anda mengikut kepentingan. Tandakan
A pada perkara yang penting untuk anda lakukan. B pada perkara yang
kurang penting, tetapi, masih perlu di lakukan. C pada perkara yang
kurang penting, dan D pada perkara yang tidak penting langsung.

Sering kali apabila anda menyiapkan senarai mengikut kepentingan
ini, anda akan dapat lihat di manakan keutamaan anda perlu tumpukan
terlebih dahulu. Aktiviti yang di tandakan D boleh di pangkah
daripada senarai anda oleh kerana ianya tidak penting. Mungkin
sekiranya anda mempunyai masa, anda boleh lakukannya seperti
menonton TV atau bermain computer game.

Aktiviti yang ditandakan C mungkin boleh diagihkan kepada orang
lain. Ataupun, mungkin boleh dilakukan sekali gus dengan aktiviti B.

Manakala, aktiviti A pula adalah keutamaan anda di mana anda perlu
memberi tumpuan pada awal hari anda. Lakukan aktiviti-aktiviti anda
mengikut senarai kepentingan. Daripada A, sehingga C. Sekiranya ada
masa, dan pastinya dengan mengamalkan pengurusan masa di dalam
audio ini, anda akan mendapat banyak masa terluang untuk melakukan
perkara D!

Rancangkan hari anda. Hari yang tidak dirancang adalah hari yang
anda merancang untu gagal dalam menguruskan masa!

Kunci 3. Prinsip 80-20

Prinsip yang dihasilkan oleh Vilfredo Pareto mengatakan bahawa 20%
daripada masa yang di ambil untuk menyiapkan sesuatu tugasan adalah
untuk 80% hasil daripada tugas tersebut. Dalam erti kata lain,
produktiviti anda akan menurun selepas 20% masa anda diambil!

Oleh itu, bagaimana caranya menggunakan prinsip ini untuk manfaat
anda?

Mudah sahaja. Apabila anda ingin melakukan sesuatu tugas,
bentangkan tugasan tersebut di hadapan anda dan fikirkan strategi
bagaimana anda perlu menangani tugas tersebut. Apabila anda sudah
bersiap sedia dengan apa yang anda perlukan, terus mulakan tugasan
tersebut. Jangan berhenti, dan teruskan sahaja sehingga anda data
menyiapkan apa yang anda termampu. Mungkin ianya mengambil 1 jam…
atau 2 jam. Apa sahaja yang anda mampu lakukan, lakukannya.

Kemudian, berhenti! Ya… berhenti dari melakukan tugasan tersebut.
Ini kerana, anda telah mengambil 20% daripada masa anda yang
benar-benar produktif dalam menyiapkan kerja tersebut. Namun, kerja
tersebut sudah 80% siap!

Apa yang anda perlu laku kini adalah, alihkan perhatian anda kepada
kerja atau tugas yang lain. Mulakan tugas baru dan tidak perlu
hiraukan tugasan tadi. Untuk tugasan baru juga, lakukan yang sama
iaitu, beri tumpuan yang khusus 20% daripada masa yang perlu
diambil, kemudian berhenti. Lakukan perkara yang sama pada tugasan
yang lain.

Dengan melakukan prinsip pareto ini, anda dapat menyiapkan 80%
daripada kerja di tangan dalam 20% masa anda sahaja. Selepas
kesemua 80% tugas anda selesai, anda boleh kembali kepada tugasan
asal untuk menyiapkan 20% sehingga selesai. Kini, keadaan anda
sudah segar daripada tugasan asal, dan produktiviti meningkat semula.

Gabungkan ketiga-tiga kunci merancang masa ini dan anda pasti
teruja dengan kecekapan anda menangani masa dalam menjalankan
perniagaan ada!